化繁为简,从选择晨科文件档案管理系统开始

2018-12-05 16:37 丨 来源:未知 丨 作者:peng

身为管理层的你突然想查阅一下一份文件,于是你把话传了下去“小高,去把XX年XX企业的XXX份文件给我找一下”。负责档案管理的小高听到指令后,一下就慌了,马上开始翻箱倒柜地翻文件。耗时大半天之后,小高终于把文件找到并交了上去。你在想,“不就找份文件吗?居然要这么久?”而小高在想,“怎么突然找那么久之前的文件。看来要着手把柜子里的所有文件电子归档了。”

  这种事情是不是很熟悉,好像什么时候曾发生过在自己身上。其实档案管理是各企事业单位及普通工作人员长时间以来面临的难题。

  对于普通档案管理工作人员来说,他们也想工作效率能高一些,但实践起来处处都难:

  - 很多未归档的文件还需要反复使用,所以难以被提交到自己手上,既影响档案归档进度,也影响其他人员的使用

  - 借阅手续复杂,导致档案利用率低,管理者也不愿投入资源到档案管理工作中

  - 档案查找困难,自己每次都需花费大量的时间进行查找

  - 档案借出后的状态也无法准确及时掌握,存在安全风险问题也无计可施

  而对于企事业单位而言,其他工作也常常被档案管理拖了后腿:

  - 档案管理旧人员一旦离职,某些存放在其个人电脑中的档案信息便产生丢失或摧毁的情况

  - 年代久远或保管不善会导致历史档案损坏或丢失。水火无情、各种天灾也会导致档案大量损失

  - 档案统计不及时、档案资料或统计记录缺失、统计不精准等人祸导致档案情况无从知晓,影响领导决策。

  - 合同档案、财务档案等重要档案一旦缺失,将给企事业单位带来重大经济损失,相应档案管理人员也将因此被追责,轻则丢失工作,重则面临牢狱之灾。

  那么这个难题要如何解决,真的要像文章开头的小高所想那样把所有文件都电子归档吗?但是,那得干多久啊,电子归档之后就能迅速找到想要的文件了吗?

  这个时候的你是不是很想自己拥有文件档案管理的魔法?选择一个适合自己的档案管理系统吧,它会是把文件档案管理工作化繁为简的神器魔法哦。

  有杭州晨科软件技术有限公司自主研发的晨科文件档案管理系统有文件管理、档案管理、权限管理、审批管理、文件档案搜索、系统管理、库房管理等多达七块应用模块。多种的强大功能总有一部分适合您的实际情况,让工作减少麻烦、增添便利。改变,就从你作出选择那一刻悄然开始。

  设想一下应用软件时而带来巨大便利的场景:

  普通档案管理员小高,轻轻点击鼠标根据工作进度自定义搭建了档案条目,通过Excel的批量导入档案条目及档案数据,每条目录的名称与描述马上显示了出来。再简单随手进行批量删除、移动和复制操作,之前建立的目录更有条有序了。

  接下来,小高单击“附件”按钮,批量选择需要上传的文件。对于突然找不到的文件,通过“扫描上传”功能找到文件并上传成功。等待上传结束后,他对附件进行了预览,仔细检查一遍后再确认完成。

  而对需要归档管理的数据文件,他通过“归档”功能选择归案位置与档案盒,轻松成功归档。

  为了以后不再出现突然需要查阅文件,自己却一时之间找不出来的尴尬情况,小高对文件档案设置了标签,包括其存放位置、文件档案类型、文件档案密级、保存等信息,方便搜索与分类。

  原本不知要干到何年何月的电子归档工作,小高就这样在文件档案管理系统的帮助下轻松完成了。

  从业者们多年来烦恼着的问题用一个软件就能解决,有着同样问题的您看完是不是也觉得原来档案管理工作可以这么轻松完成。

  晨科文件档案管理系统,安装简单,操作便捷,旨在让广大档案从业者在工作中化繁锁为简便,化低效为高效,是真正为档案工作者提供便捷的一款软件。

 

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